Organizarse con papelitos

El sistema San Francisco de Asís: hacer lo necesario, luego lo posible y acabar consiguiendo lo imposible.  Y una versión personalizada del Método Pomodoro.

Los artículos y las infografías sobre cómo organizarse son una cosa estupenda e inspiradora pero son difíciles de adaptar en ciertas circunstancias. Un jefe o un autónomo –mis respetos- puede contar con una relativa autonomía en la gestión del tiempo. Sí, tiene llamadas, mensajes y tareas que debe atender. Los que tenemos atención al público sumamos a eso la presencia de ciudadanos que requieren atención plena. Eso significa minimizar o cerrar la tarea que estés efectuando, desconectar y luego volver a empezar todo el ciclo. Es como conducir en plena caravana.

Conste que me encanta el trato personal. Esta parte del trabajo me ha permitido conocer (brevemente) a gente estupenda, oír historias increíbles y magníficas, recibir un concierto de flauta irlandesa por teléfono, conocer al heredero de los derechos de autor de mi escritor favorito y hasta probarme un casco de soldado de asalto imperial acado de un molde original del Episodio II de La Guerra de las Galaxias.

La parte mala es que según un estudio de los miles que por internet flotan, se requieren 25 minutos para alcanzar ese grado de concentración en el que todo se hace más fácil y la dinámica casi se convierte en inercia. Sin empujar tanto como al principio, avanzas más. Pero rara vez dispones de tanto tiempo, incluso si tienes (como servidora) la suerte de tener una compañera que pueda quedarse con parte de tu trabajo.

La fórmula mágica no existe si tienes atención al público. Siendo honrada, sólo puedo sugerirte cómo minimizar daños. Hay muchas fórmulas para jerarquizar las tareas pero al final hay que simplificar y oír la voz de los clásicos, como San Francisco de Asís: empieza por hacer lo necesario, luego haz lo posible y de pronto estarás logrando lo imposible. Así que aquí ando con una lista de tres columnas con esos títulos. La tercera la dejo vacía y ojalá se llene pronto por sí misma. Sería buena señal.

Respecto al método Pomodoro, supongo que ya es bien conocido a estas alturas: dividir los trabajos en tareas de 25 minutos separadas por pausas. Ese encorsetamiento no me gusta y no me parece aplicable por tres motivos. En primer lugar por lo ya comentado: la atención al público no entiende de métodos. Se les atiende en cuanto entran. Segundo: no todo es ajustable a ese espacio de tiempo. Y, en tercera instancia, porque creo firmemente que justo a los 25 minutos es justo cuando tienes la maquinaria cerebral engrasada y calentita para seguir con la tarea o acometer otra con la máxima eficiencia.

La segmentación de tareas en sí misma es, en cambio, práctica y aplicable así que esa parte sí la uso y acabo de implementarla con un prometedor sistema de “doble contabilidad” que la hace compatible con mi agenda tipo bullet journal.

Si lo del bullet journal te suena de algo y quieres saber más, puedes abrir otra ventana con y ver este artículo básico (para volver aquí sólo tienes que cerrar esa segunda pestaña)

Lo de la doble contabilidad requiere un bolígrafo, papelitos (mejor reutilizados), una caja pequeña (la mía es una de esas para anillos y me costó 60 céntimos) y unos minutos, dependiendo de la cantidad de tareas pendientes. El proceso:

  1. Ten a mano las listas de trabajos pendientes con las tareas ya “troceadas”.
  2. Crea una especie de pequeños folletos doblados. El ancho, más o menos el de la caja y un poco más altos que la misma, para que sobresalgan. Y con el mismo papel o algún resto de cartulina de color, crea separadores, de la misma anchura y un poco más altos. Puedes hacerlos a mano o dibujar una tabla de word y recortarla.
  3. En el separador pon el título del trabajo de forma que al meterlo en la caja puedas localizarlo fácilmente.
  4. Escribe en cada folleto una minitarea, con su número de orden si lo tuviera. Apúntala dos veces: una en cada mitad del papel.
  5. Ordénalas en la caja como si fuera un mini archivador.
  6. ¿Para qué sirve lo de apuntarla dos veces? Porque si eres de agenda analógica –o bullet journal- puedes cortar el papel en dos. Una mitad la dejas en la caja y la otra la colocas en el día correspondiente del dietario con un clip, cinta adhesiva o –vale- un poco de washi tape.

Este sistema está bien si lo tienes en sobremesa. Si necesitas llevarlo contigo y no quieres andar con la caja a cuestas, aquí hay otra propuesta de versión tipo talonario de rifa o de facturas: de nuevo las hojas recicladas con el nombre de la tarea duplicado en ambas mitades y sólo hay que cortar la mitad que quieras agendar.

Aunque para los bullet journal soy muy austera, a este sistema al que he llamado “PoMarDoro” sí le he echado diez minutos para que se vea curioso, limpito y apetezca vaciar la caja y/o la mitad móvil del talonario.

En todos los artículos sobre escritura para blogs te aconsejan que acabes con una pregunta que mueva a la acción y a la participación. Pero no la planteo por eso. Es que realmente me interesa conocer si utilizáis algún sistema personal de organización que vaya más allá del que encontramos normalmente en los artículos o que, directamente, sea original… y transferible.

 

5 thoughts on “Organizarse con papelitos

  1. Fantástico. Me encanta tu método —incluso el nombre que le has puesto— 🙂 Voy a empezar a aplicarlo complementándolo a mi bullet journal. Muchas gracias por otra valiosa aportación.

  2. En la entrada poner “Escribe en cada folleto una minitarea, con su número de orden si lo tuviera” ¿cómo los ordenas¿ por urgencia, prioridad? No termino de verlo claro. Aunque lo mío ahora es un desastre porque tengo por un lado la bullet journal y por otro la agenda del despacho (por mi trabajo de abogada necesito tener claras las fechas y plazos) y por otro una libreta con las tareas pendientes, creo que ahí me vendría bien tu caja y las notas para ir eliminando y apuntándolos en la agenda del despacho.
    Un abrazo y muchas gracias

    1. Gracias a ti y disculpas por tardar tanto en dar paso al comentario y comentarlo. El sistema es tan abierto que se puede elegir según las necesidades. Ahora mismo la estoy usando para los cinco cursos que estoy haciendo poco a poco y, en este caso, son los propios cursos los que marcan el orden de las tareas. Pongo los ejemplos
      ENCUADERNACIÓN (un cartoncito o papel más alto marca el inicio)
      – Minitarea 1 (crear el estuche de herramientas)
      – Minitarea 2 (encuadernación de mariposa)
      – Minitarea 3 (encuadernación japonesa)
      – Minitarea 4 (encuadernación copta)
      COPYWRITING (otro curso y, por tanto, otro separador. Ya no pongo lo de minitareas ni numeración, porque se da por entendido)
      – Escribir texto de presentación
      – Buscar influencias y compartirlas en el foro
      – Diseñar frase publicitaria
      – Crear infografía
      – Subir proyecto final

      Y así con cada tarea que divides en minitareas. Intentaré ponerme en tu lugar e imaginar que estoy en un despacho de abogacía. Perdona si no tiene que ver mucho con la realidad. Imaginemos que dentro de tu trabajo tienes como varias grandes áreas de trabajo pero con algo en común. Por ejemplo
      BUSCAR DOCUMENTACIÓN LEGAL (para casos propios o en apoyo a otros compañeros)
      REDACTAR DOCUMENTOS LEGALES
      CONTACTAR CON CLIENTES para requerirles documentos, para notificarles algo… lo que sea.

      Bien, abrirías un separador de cada gran área y luego vas metiendo las minitareas ahí. El orden puede depender en cada caso de lo que necesites. Por ejemplo, lo de buscar documentación legal puede ser por fecha límite. Lo de redactar documentos legales a lo mejor te interesa más por la importancia del trabajo o del cliente (todo esto son ejemplos ficticios) Incluso puedes cambiar sobre la marcha de criterio y reordenar los papeles. O, si te entra algo una minitarea urgente, la pones al principio del apartado correspondiente.

      A partir de ahí ya es cuestión de ir cogiendo papelitos y pegándolos en la agenda, siempre dejando los “originales” en la caja. Cuando los completes ya los puedes tirar… o ir metiéndolos en un tarro de cristal para animarte conforme veas cuántas cosas has sacado adelante 🙂

      Es cuestión de probar y el material sale barato 🙂 Lo que sí te recomiendo es que hagas los papeles un poco más grandes que los míos por si tienes que hacer alguna anotación complementaria, que es lo que haré cuando complete los cursos, que no tienen mucha miga, y comience a editar libros y otras publicaciones, que es mi objetivo.

      Un saludo, buen finde y gracias de nuevo.

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